Jak napsat proforma fakturu (PF)

Po týdnech vyjednávání na WeChatu se konečně dohodnete na ceně. Šéf továrny řekne: "Dobře, 2,50 USD za kus. Pošlete prosím 30% zálohu."

Pokud pošlete peníze na základě konverzace na WeChatu, pácháte finanční sebevraždu. V mezinárodním obchodu je právním spouštěčem finanční transakce vysoce formalizovaný dokument zvaný Proforma faktura (PF). PF není jen účtenka; je to fyzické ztělesnění celé vaší výrobní smlouvy.

💡 Verdikt expertů Withyou Trip:
"Nejabsolutnější smrtelnou pastí při finalizaci objednávky je 'Neurčitá PF'. Továrna pošle PF, která jen říká: '1 000 x chytré hodinky – 25 000 USD'. Neuvádí kapacitu baterie, typ balení ani datum dodání. Pokud vám pošlou 1 000 hodinek z levného plastu místo oceli, nemáte žádnou právní ochranu, protože PF neurčila materiál. Musíte požadovat Vyčerpávající 3stránkovou PF, která uvádí každou součástku BOM (kusovník materiálu), než ji podepíšete."

1. Anatomie proforma faktury – matice

Požadovaná sekce	Opomenutí levné továrny	Neprůstřelný požadavek kupujícího
Specifikace produktu	"Model #A123"	🟢 Přiložen úplný BOM. Přesné materiály, hmotnost a Pantone barvy.
Incotermy	Chybí nebo je uvedeno pouze "Doprava".	🟢 FOB Shenzhen nebo EXW Dongguan. Přesně definuje, kde přechází riziko.
Bankovní údaje	Osobní bankovní účet.	🔴 Musí být přesný název společnosti zapsaný v jejich živnostenském listu.
Datum dodání	"Asi 30 dní."	🟢 "Výroba dokončena do 30 dnů od obdržení zálohy."

2. Sankční doložka (Skutečný test)

PF bez sankční doložky je jen seznam přání.

• Realita: Čínské továrny soustavně přeplňují své výrobní linky. Pokud obrovský klient (jako Walmart) zadá objednávku, vaše malá objednávka za 20 000 USD bude odložena o 4 týdny. Budou se vymlouvat na "nedostatek materiálu".
• Příkaz: Do PF musíte před podpisem přímo napsat sankční doložku za zpoždění. Standard je: "Pokud se výroba zpozdí o více než 30 dní, továrna souhlasí s penále ve výši 1 % celkové hodnoty objednávky za každý týden zpoždění, které bude odečteno z konečné platby 70 % zůstatku."
• Reakce: Dobrá továrna to přijme (často s omezením na 5 %). Špatná továrna to odmítne podepsat, což vám okamžitě prozradí, že od začátku plánovala zpozdit vaši objednávku.

3. "Razítko" (Oficiální firemní pečeť)

Na Západě je podpis právně závazným znakem. V Číně podpis neznamená téměř nic.

• Past: Obchodní zástupce podepíše spodní část PF anglickým jménem jako "Kevin". Pošlete peníze. Továrna nikdy nedodá. V čínském soudě majitel továrny řekne: "Nevím, kdo je Kevin, a to není můj podpis."
• Provedení: PF je v Číně právně závazná pouze tehdy, pokud je opatřena oficiálním červeným razítkem společnosti (Gongzhang – 公章). Jedná se o kruhové nebo oválné razítko s červeným inkoustem, které obsahuje právně registrovaný čínský název společnosti a vícemístné vládní registrační číslo. Musíte ověřit, že anglický název na PF dokonale odpovídá čínským znakům na tomto červeném razítku.

❓ Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Pokud továrna udělá chybu na PF, mohu to prostě přeškrtnout perem a podepsat?

Odpověď: Ne. V mezinárodním obchodu vytváří přeškrtnutý text obrovskou právní nejednoznačnost. Pokud továrna udělala překlep v dodací lhůtě nebo čísle bankovního účtu, musíte PDF odmítnout, donutit je vytvořit zcela novou, bezchybnou verzi V2 PDF, znovu ji opatřit červeným razítkem a poslat zpět. Nepřijímejte ruční opravy na mezinárodní smlouvě v hodnotě mnoha tisíc dolarů.