WeChat-affärsetikett för utländska köpare

Om du räcker en kinesisk fabrikssäljare ett visitkort på Canton Fair och ber dem "maila dig katalogen", kommer de att le, nicka och du kommer troligen aldrig att höra från dem igen.

I Kina anses e-post vara formellt, långsamt och i stort sett föråldrat för daglig kommunikation. Affärer sker 100% på WeChat (微信). Du kommer att förhandla priser, ta emot CAD-ritningar och slutföra miljonkontrakt direkt i WeChat-meddelanden.

För att lyckas måste du behärska plattformens etikett.

1. Konfigurera din profil för affärer

Din WeChat-profil är ditt digitala visitkort. Behandla den inte som ett personligt Facebook-konto.

• Profilbilden: Använd en professionell, högkvalitativ porträttbild eller ditt företags officiella logotyp. Använd inte en tecknad bild, en bild på din hund eller en suddig selfie.
• "WeChat ID" (微信号): När du registrerar dig tilldelas du en slumpmässig sträng med bokstäver och siffror. Ändra detta omedelbart till något enkelt och professionellt (t.ex. JohnDoe_ApexTech). Ett slumpmässigt ID ser ut som ett bluffkonto för en kinesisk leverantör.
• Namnet: Använd ditt riktiga för- och efternamn. Ännu bättre, lägg till ditt företagsnamn inom hakparenteser efter ditt namn (t.ex. John Doe [Apex Tech]). Detta hjälper fabriksrepresentanter att omedelbart komma ihåg vem du är när de har 5 000 kontakter.

2. Kommunikationsetikett (den "alltid på"-kulturen)

WeChat suddar ut gränsen mellan privatliv och arbete.

• Röstmeddelanden (语音): Detta är mycket vanligt. Fabriksrepresentanter skickar ofta 30-sekunders röstmeddelanden istället för att skriva. Men som utländsk köpare bör du alltid skriva. Den inbyggda WeChat-översättningsfunktionen fungerar felfritt på text, men har svårt att korrekt översätta engelska röstmeddelanden till kinesiska.
• Svarstider: Förväntningen i Kina är omedelbar kommunikation. Om en leverantör meddelar dig under kinesiska arbetstider förväntar de sig ett svar inom minuter, inte dagar.
• Myten om "Läst"-kvitton: Till skillnad från WhatsApp har WeChat inga "Läst"-kvitton (de blå bockarna). Du kan inte se om någon har läst ditt meddelande. Om en leverantör inte svarar ignorerar de dig antingen för att rädda ansiktet, eller så har de missat det i floden av tusentals dagliga meddelanden.

3. Dela filer och dokument

Detta är den mest frustrerande aspekten av WeChat för västerländska köpare som är vana vid Google Drive eller Dropbox.

• Filgränsen: WeChat begränsar filöverföringar. Att skicka massiva 500 MB videofiler från en fabriksrevision kommer att misslyckas. Du måste be fabriken att ladda upp stora filer till en kinesisk molntjänst (som Baidu Wangpan) och skicka dig länken.
• 7-dagars utgång: Detta är avgörande. Filer som skickas via WeChat upphör automatiskt att gälla och raderas från servern efter 7 dagar. Om en leverantör skickar dig en viktig PDF-faktura eller en CAD-ritning på måndag, och du försöker öppna den nästa tisdag, kommer den att vara permanent borta. Ladda alltid ner och spara viktiga filer omedelbart på din lokala hårddisk.

❓ Vanliga frågor (FAQ)

F: Kan jag använda WeChat Pay om jag inte är i Kina? S: Generellt nej. Även om du kan koppla ett internationellt kreditkort för köp medan du fysiskt befinner dig i Kina, kan du inte använda det utländska kortet för att skicka peer-to-peer (P2P)-överföringar till en fabrik. Du måste fortfarande använda traditionella TT-banköverföringar för grossistbetalningar.

F: Bör jag lägga till min leverantörs chef på WeChat? S: Ja, det är ett tecken på respekt. Men kringgå inte din dedikerade säljrepresentant för att ständigt störa chefen med små frågor om leveransförseningar. Reservera direkt kommunikation med chefen för att önska dem ett Gott Kinesiskt Nyår eller för att diskutera stora, strategiska kontrakt.