Hoe maak je een proforma-factuur (PI)

Na weken onderhandelen op WeChat kom je eindelijk een prijs overeen. De fabrieksbaas zegt: "Oké, $2,50 per stuk. Stuur de 30% aanbetaling."

Als je geld overmaakt op basis van een WeChat-chatlogboek, pleeg je financieel zelfmoord. In de internationale handel is de juridische trigger voor een financiële transactie een zeer formeel document, de proforma-factuur (PF). De PF is niet zomaar een bon; het is de fysieke manifestatie van je volledige productiecontract.

💡 Withyou Trip Expert Advies: "De absolute dodelijkste valkuil bij het finaliseren van een bestelling is de 'Vage PF'. Een fabriek stuurt een PF die alleen zegt: '1.000 x Smartwatches – €25.000.' Er staat niet de batterijcapaciteit, het type verpakking of de leverdatum in. Als ze je 1.000 horloges sturen van goedkoop plastic in plaats van staal, heb je juridisch geen poot om op te staan, omdat de PF het materiaal niet specificeerde. Je moet een uitputtende 3-pagina PF eisen waarin elk onderdeel van de BOM (Bill of Materials) staat, voordat je tekent."

1. De anatomie van een proforma-factuur

Vereiste sectie	De goedkope fabriek laat dit weg	De ijzersterke eis van de koper
Productspecificaties	"Model #A123"	🟢 Volledige BOM bijgevoegd. Exacte materialen, gewicht en Pantone-kleuren.
Incoterms	Ontbreekt of alleen "Verzending".	🟢 FOB Shenzhen of EXW Dongguan. Definieert exact waar het risico overgaat.
Bankgegevens	Een persoonlijke bankrekening.	🔴 Moet exact de bedrijfsnaam zijn zoals geregistreerd in het Handelsregister.
Leverdatum	"Ongeveer 30 dagen."	🟢 "Productie voltooid 30 dagen na ontvangst aanbetaling."

2. De boeteclausule (de echte test)

Een PF zonder boeteclausule is niet meer dan een wensenlijst.

De realiteit: Chinese fabrieken overboeken consequent hun productielijnen. Als een grote klant (zoals Walmart) een order plaatst, wordt jouw kleine order van €20.000 met 4 weken uitgesteld. Ze geven dan 'materiaaltekorten' de schuld.
De eis: Je moet een boeteclausule voor vertraging rechtstreeks in de PF opnemen voordat je tekent. De standaard is: "Als de productie meer dan 30 dagen vertraging oploopt, stemt de fabriek in met een boete van 1% van de totale orderwaarde per week vertraging, verrekend met de laatste 70% betaling."
De reactie: Een goede fabriek accepteert dit (vaak met een maximum van 5%). Een slechte fabriek weigert te tekenen, wat meteen aangeeft dat ze van plan waren je order van meet af aan te vertragen.

3. Het "stempel" (het officiële bedrijfszegel)

In het Westen is een handtekening een juridisch bindend teken. In China betekent een handtekening bijna niets.

De valkuil: Een verkoper ondertekent de PF met een Engelse naam zoals "Kevin." Je maakt het geld over. De fabriek levert nooit. In een Chinese rechtbank zegt de eigenaar: "Ik weet niet wie Kevin is, en dat is niet mijn handtekening."
De uitvoering: Een PF is in China alleen juridisch bindend als deze is voorzien van het officiële rode stempel van het bedrijf (Gongzhang – 公章). Dit is een rond of ovaal rood inkstempel met de wettelijk geregistreerde Chinese bedrijfsnaam en een meervoudig overheidsregistratienummer. Je moet controleren of de Engelse naam op de PF exact overeenkomt met de Chinese karakters op dat rode stempel.

❓ Veelgestelde vragen (FAQ)

V: Als de fabriek een fout maakt in de PF, kan ik die dan gewoon doorhalen met een pen en ondertekenen? A: Nee. In de internationale handel zorgt doorgestreepte tekst voor enorme juridische onduidelijkheid. Als de fabriek een typefout heeft gemaakt in de doorlooptijd of het bankrekeningnummer, moet je de PDF weigeren, hen dwingen een gloednieuwe, foutloze V2-PDF te genereren, opnieuw te stempelen met hun rode stempel en terug te sturen. Accepteer geen handgeschreven wijzigingen op een contract van duizenden euro's.