Jak napisać proformę faktury (PI)

Po tygodniach negocjacji na WeChat w końcu uzgadniasz cenę. Szef fabryki mówi: „OK, 2,50 USD za sztukę. Proszę prześlij 30% zaliczki.”

Jeśli przelejesz pieniądze na podstawie czatu na WeChat, popełniasz finansowe samobójstwo. W handlu międzynarodowym prawnym wyzwalaczem transakcji finansowej jest wysoce sformalizowany dokument zwany Proformą Faktury (PI). PI to nie tylko paragon; to fizyczna manifestacja całej twojej umowy produkcyjnej.

💡 Werdykt ekspertów Withyou Trip: „Absolutnie najbardziej zabójczą pułapką przy finalizowaniu zamówienia jest „Nieprecyzyjna PI”. Fabryka wyśle PI, która mówi po prostu: „1000 x Smartwatche – 25 000 USD”. Nie podaje pojemności baterii, rodzaju opakowania ani daty dostawy. Jeśli dostarczą ci 1000 zegarków z taniego plastiku zamiast stali, nie masz żadnej podstawy prawnej, ponieważ PI nie określiła materiału. Musisz domagać się Wyczerpującej, 3-stronicowej PI, która wymienia każdy pojedynczy komponent BOM (Bill of Materials), zanim ją podpiszesz.”

1. Matryca anatomii proformy faktury

Wymagana sekcja	Pominięcie taniej fabryki	Wymóg żelaznego kupującego
Specyfikacje produktu	„Model #A123”	🟢 Pełny BOM w załączniku. Dokładne materiały, waga i kolory Pantone.
Incoterms	Brak lub tylko „Wysyłka”.	🟢 FOB Shenzhen lub EXW Dongguan. Precyzyjnie określa, gdzie przechodzi ryzyko.
Dane bankowe	Osobiste konto bankowe.	🔴 Musi być dokładna nazwa firmy zarejestrowana w ich licencji biznesowej.
Termin dostawy	„Około 30 dni.”	🟢 „Produkcja zakończona 30 dni od otrzymania zaliczki.”

2. Klauzula karna (prawdziwy test)

PI bez klauzuli karnej to tylko lista życzeń.

• Rzeczywistość: Chińskie fabryki systematycznie przeładowują swoje linie produkcyjne. Jeśli ogromny klient (np. Walmart) złoży zamówienie, twoje małe zamówienie za 20 000 USD zostanie przesunięte o 4 tygodnie. Będą tłumaczyć się „brakami materiałowymi”.
• Nakaz: Musisz wpisać Klauzulę kary za opóźnienie bezpośrednio do PI przed jej podpisaniem. Standard to: „Jeśli produkcja opóźni się powyżej 30 dni, Fabryka zgadza się na karę w wysokości 1% całkowitej wartości zamówienia za każdy tydzień opóźnienia, potrąconą z końcowej płatności 70% salda.”
• Reakcja: Dobra fabryka zaakceptuje to (często z górnym limitem 5%). Okropna fabryka odmówi podpisania, co od razu mówi ci, że od początku planowali opóźnić twoje zamówienie.

3. „Pieczątka” (oficjalna pieczęć firmowa)

Na Zachodzie podpis jest prawnie wiążącym znakiem. W Chinach podpis prawie nic nie znaczy.

• Pułapka: Przedstawiciel handlowy podpisuje dół PI angielskim imieniem, np. „Kevin”. Przelewasz pieniądze. Fabryka nie dostarcza. W chińskim sądzie właściciel fabryki powie: „Nie wiem, kim jest Kevin, a to nie jest mój podpis.”
• Wykonanie: PI jest prawnie wiążąca w Chinach tylko wtedy, gdy jest opieczętowana oficjalną Czerwoną Pieczęcią Firmową (Gongzhang – 公章). Jest to okrągła lub owalna czerwona pieczątka zawierająca prawnie zarejestrowaną chińską nazwę firmy oraz wielocyfrowy rządowy numer rejestracyjny. Musisz zweryfikować, czy angielska nazwa na PI idealnie pasuje do chińskich znaków na tej czerwonej pieczęci.

❓ Często zadawane pytania (FAQ)

P: Jeśli fabryka popełni błąd w PI, czy mogę po prostu skreślić go długopisem i podpisać? O: Nie. W handlu międzynarodowym skreślony tekst stwarza ogromną niejasność prawną. Jeśli fabryka popełniła literówkę w terminie realizacji lub numerze konta bankowego, musisz odrzucić plik PDF, zmusić ich do wygenerowania zupełnie nowej, bezbłędnej wersji V2 PDF, ponownie opieczętować czerwoną pieczęcią i odesłać. Nie akceptuj odręcznych poprawek w wielotysięcznej umowie międzynarodowej.