Hur man skriver en proformafaktura (PI)

Efter veckors förhandling på WeChat kommer ni äntligen överens om ett pris. Fabrikschefen säger: "Okej, 2,50 USD per enhet. Vänligen skicka 30 % handpenning."

Om du överför pengar baserat på en WeChat-konversation begår du ekonomiskt självmord. I internationell handel är den juridiska utlösaren för en finansiell transaktion ett mycket formaliserat dokument som kallas proformafaktura (PI). PI är inte bara ett kvitto; det är den fysiska manifestationen av hela ditt tillverkningskontrakt.

💡 Withyou Trip Experts dom: "Den absolut dödligaste fällan när man avslutar en order är den 'luddiga PI:n'. En fabrik skickar en PI som bara säger: '1 000 x smartklockor – 25 000 USD'. Den listar inte batterikapaciteten, förpackningstypen eller leveransdatum. Om de skickar dig 1 000 klockor gjorda av billig plast istället för stål har du noll juridisk grund eftersom PI:n inte specificerade materialet. Du MÅSTE kräva en uttömmande 3-sidig PI som listar varje enskild komponent i materialförteckningen (BOM) innan du skriver under."

1. Proformafakturans anatomi – en matris

Obligatorisk sektion	Den billiga fabrikens utelämnande	Det järnskodda köparkravet
Produktspecifikationer	"Modell #A123"	🟢 Full BOM bifogad. Exakta material, vikt och Pantone-färger.
Incoterms	Saknas eller står bara "Frakt".	🟢 FOB Shenzhen eller EXW Dongguan. Definierar exakt var risken övergår.
Bankinformation	Ett personligt bankkonto.	🔴 Måste vara det exakta företagsnamnet som är registrerat på deras företagslicens.
Leveransdatum	"Omkring 30 dagar."	🟢 "Produktion klar 30 dagar från mottagen handpenning."

2. Straffklausulen (det verkliga testet)

En PI utan straffklausul är bara en önskelista.

• Verkligheten: Kinesiska fabriker överbelägger systematiskt sina produktionslinjer. Om en stor kund (som Walmart) lägger en order, kommer din lilla order på 20 000 USD att skjutas upp fyra veckor. De skyller på "materialbrist".
• Kravet: Du måste skriva in en förseningsstraffklausul direkt i PI:n innan du undertecknar den. Standardformuleringen är: "Om produktionen försenas mer än 30 dagar, accepterar fabriken ett vite på 1 % av det totala ordervärdet per vecka av försening, avdraget från den slutliga betalningen på 70 %."
• Reaktionen: En bra fabrik accepterar detta (ofta med en övre gräns på 5 %). En dålig fabrik vägrar att skriva under, vilket omedelbart avslöjar att de från början planerade att försena din order.

3. Stämpeln (det officiella företagsseglet)

I västvärlden är en namnteckning en juridiskt bindande markering. I Kina betyder en namnteckning nästan ingenting.

• Fällan: En säljare undertecknar PI:n med ett engelskt namn som "Kevin". Du överför pengarna. Fabriken levererar aldrig. I en kinesisk domstol kommer fabriksägaren att säga: "Jag vet inte vem Kevin är, och det är inte min namnteckning."
• Genomförandet: En PI är endast juridiskt bindande i Kina om den är stämplad med företagets officiella röda stämpel (Gongzhang – 公章). Detta är ett cirkulärt eller ovalt rött bläckstämpel som innehåller företagets juridiskt registrerade kinesiska namn och ett flersiffrigt statligt registreringsnummer. Du måste verifiera att det engelska namnet på PI:n exakt matchar de kinesiska tecknen på den röda stämpeln.

❓ Vanliga frågor (FAQ)

F: Om fabriken gör ett misstag i PI:n, kan jag bara stryka över det med en penna och skriva under? A: Nej. I internationell handel skapar överstruken text en massiv juridisk otydlighet. Om fabriken stavade fel på ledtiden eller bankkontonumret måste du avvisa PDF:en, tvinga dem att skapa en helt ny, felfri V2-PDF, stämpla den med den röda stämpeln igen och skicka tillbaka den. Acceptera inte handskrivna ändringar på ett internationellt kontrakt värt flera tusen dollar.