프로포마 인보이스(PI) 작성 방법

수 주 동안 위챗으로 협상한 끝에 마침내 가격에 합의했습니다. 공장 보스가 말합니다. "좋아요, 개당 2.50달러입니다. 30% 계약금을 보내주세요."

위챗 채팅 내역만 믿고 송금한다면, 이는 재정적 자살 행위입니다. 국제 무역에서 금융 거래의 법적 방아쇠 역할을 하는 것은 프로포마 인보이스(PI) 라는 매우 형식화된 문서입니다. PI는 단순한 영수증이 아니라, 전체 제조 계약의 물리적 구현체입니다.

💡 Withyou Trip 전문가 평결: "주문을 확정하는 과정에서 가장 치명적인 함정은 **'모호한 PI'**입니다. 공장이 단순히 '스마트워치 1,000개 - 25,000달러'라고만 적힌 PI를 보내올 것입니다. 배터리 용량, 포장 유형, 납기일이 명시되지 않았습니다. 만약 강철 대신 값싼 플라스틱으로 만든 시계 1,000개를 선적해도, PI에 재질이 명시되지 않았기 때문에 법적 대응이 전혀 불가능합니다. 서명하기 전에 BOM(자재 명세서)의 모든 구성 요소를 나열한 3페이지 분량의 완전한 PI를 반드시 요구해야 합니다."

1. 프로포마 인보이스 구조 매트릭스

필수 항목	저가 공장의 누락 사항	철벽 바이어 요구사항
제품 사양	"모델 #A123"	🟢 전체 BOM 첨부. 정확한 재료, 무게, 팬톤 색상.
인코텀즈	누락되거나 "배송"이라고만 표기	🟢 FOB 선전 또는 EXW 둥관. 위험 이전 지점을 정확히 정의.
은행 정보	개인 은행 계좌	🔴 사업자등록증에 등록된 정확한 법인명이어야 함.
납기일	"약 30일"	🟢 "계약금 수령일로부터 30일 내 생산 완료."

2. 지연 패널티 조항 (진정한 시험대)

패널티 조항이 없는 PI는 단순한 희망사항에 불과합니다.

• 현실: 중국 공장은 생산 라인을 지속적으로 초과 예약합니다. 월마트 같은 대형 고객이 주문을 넣으면, 귀하의 소규모 20,000달러 주문은 4주 동안 밀려납니다. 그들은 '자재 부족'을 핑계로 댈 것입니다.
• 필수 조건: 서명하기 전에 PI에 지연 패널티 조항을 직접 명시해야 합니다. 표준 문구는 다음과 같습니다: "생산이 30일을 초과하여 지연될 경우, 공장은 주당 총 주문 금액의 1%에 해당하는 패널티를 부담하며, 이는 최종 70% 잔금에서 차감됩니다."
• 반응: 좋은 공장은 이를 수용합니다(보통 5% 상한선). 형편없는 공장은 서명을 거부하며, 이는 처음부터 주문을 지연시킬 계획이었음을 즉시 드러냅니다.

3. 公章(공장) (공식 회사 인장)

서구에서는 서명이 법적 구속력을 가지는 표시입니다. 중국에서 서명은 거의 의미가 없습니다.

• 함정: 영업 사원이 PI 하단에 "Kevin" 같은 영어 이름으로 서명합니다. 귀하는 송금합니다. 공장은 납품하지 않습니다. 중국 법정에서 공장 소유주는 "Kevin이 누군지 모르며, 그 서명은 제 것이 아닙니다"라고 말할 것입니다.
• 실행: 중국에서 PI가 법적 구속력을 가지려면 반드시 회사의 공식 붉은 인장(公章 - Gongzhang) 이 날인되어야 합니다. 이는 회사의 법적으로 등록된 중국어 이름과 여러 자릿수의 정부 등록 번호가 포함된 원형 또는 타원형의 붉은 잉크 도장입니다. PI의 영어 이름이 그 붉은 도장의 중국어 문자와 완벽하게 일치하는지 확인해야 합니다.

❓ 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q: 공장이 PI에 실수를 한 경우, 펜으로 지우고 서명해도 되나요? A: 안 됩니다. 국제 무역에서 취소선이 그어진 텍스트는 막대한 법적 모호성을 만듭니다. 만약 공장이 납기일이나 은행 계좌 번호에 오타를 냈다면, 해당 PDF를 거부하고 공장이 완전히 새로운 V2 PDF를 생성하여 다시 붉은 인장을 찍어 보내도록 해야 합니다. 수천 달러짜리 국제 계약에 수기 수정을 받아들이지 마십시오.